HERRAMIENTAS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA
Las herramientas que debe incluir en el plan de la auditoría, al igual que el tiempo asignado a una auditoría es crítico; por tanto, es importante una planificación adecuada. Hay que considerar estas acciones: identificar el ámbito de la auditoría que se ya a realizar, recoger información, seleccionar los miembros del equipo auditor, y determinar las normas o documentos que tiene que cumplir el sistema de la calidad del auditado. Se debe realizar una evaluación preliminar (auditoría de la documentación)
Consulta de documentos: El auditor podría consultar los organigramas y manuales de procesos y de procedimientos para investigar. La investigación debe incluir la evaluación de auditorías previas y la verificación de que siguen activas las acciones correctoras, y que los puntos fuertes detectados previamente siguen, registrar los cambios excepciones y demás documentos que el jefe de la auditoria crea necesarios. Scott Parsowith, B. (2007).
Lista de chequeo: Una vez se crea la necesidad de realizar la auditoria el auditor debe elaborar una lista de los documentos importantes y relevantes que se revisaran inicialmente para el previo conocimiento de la actividad de auditoría que se realizara.
Listas de comprobación: Una lista de comprobación proporciona unas hojas de trabajo donde se documentan datos recogidos por el equipo auditor. Esta contiene una lista de preguntas específicas relativas a las áreas que se evalúan durante la auditoría. Las listas de comprobación prestan estructura y continuidad a la auditoría.
Factores que intervienen en el éxito de una auditoría
Auditar no es una labor sencilla, aunque su desempeño puede deparar un mejor resultado si se tienen en cuenta los siguientes factores:
Es muy importante la competencia del auditor, que se adquiere con formación y experiencia (no antigüedad) y, adicionalmente, con el manejo de herramientas adecuadas para planificar, preparar y ejecutar la auditoría integrada. El auditor debe actualizar sus conocimientos de manera periódica y tratar de aprender algo en cada auditoría que ejecute.
Planificar adecuadamente la auditoría es fundamental. Esto es válido para todos los casos, pero sobre todo en aquellos donde pueda existir falta de experiencia. Parte de la posible falta de experiencia se puede suplir con una profunda preparación.
La auditoría integrada se debe ejecutar de la manera más eficiente posible. Para ello, es primordial la buena preparación y disponer de sólidos conocimientos de las tres normas, de la actividad a auditar y de la legislación en los ámbitos de aplicación del sector de la organización a auditar.
Por supuesto, debería realizarse cada una de las distintas etapas de forma integrada (plan, preparación y el informe de la auditoría), optimizando los tiempos a través de la revisión conjunta de los requisitos integrados del sistema. Las habilidades de organización, comunicación, negociación y gestión del tiempo son aquí importantes.
Es relevante destacar que el auditor debe mantener una actitud asertiva, positiva y proactiva durante la auditoría, con el fin de lograr obtener información lo más objetiva y coherente posible.
El auditor puede decidir analizar con mayor profundidad aquellos requisitos integrados que pudieran ser más problemáticos.
También sería importante considerar que la organización disponga de personal preparado para acompañar o dar respuesta a cada punto auditado por el equipo auditor. Debe evitarse el caso de que, en una auditoría integrada, solo exista una persona preparada para responder, lo que originaría que el resto de los auditores del equipo auditor tengan que esperar a que acabe su compañero para empezar a realizar las indagaciones con respecto a otros puntos del sistema integrado de gestión; esto implicaría una dilatación indeseable de la duración de la auditoría.
Se deberá tener siempre presente que la auditoría debe aportar valor añadido a la organización y reflejar objetiva y verazmente la realidad del sistema integrado de gestión. Con este fin, se deberían proponer áreas de mejora y observaciones enfocadas a mejorar la operatividad del negocio, más que sobre cuestiones meramente superficiales o triviales, considerando como eje principal los tres compromisos esenciales del sistema integrado de gestión: la prevención de la contaminación, del daño o deterioro de la salud de los trabajadores, y la satisfacción del cliente. Gatell Sánchez, C. (2011).
El alcance de auditoría describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos que van a ser audita- dos, así como el período de tiempo cubierto por la auditoría.
Selección del equipo auditor. Cuando la auditoría se considera viable, se debe seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. Cuando hay un solo auditor, éste desempeñará todas las tareas aplicables al auditor jefe. Proporciona orientación para determinar la competencia necesaria y describe los procesos para la evaluación de los auditores. Sánchez-Toledo Ledesma, A. (2010).